L’articolo 28 del decreto legislativo 81/08 prevede, in merito alla valutazione dei rischi, che questa abbia data certa: art. 28, comma 2. “Il documento di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusione della
valutazione, deve avere data certa [...]”.
In merito alle modalità per garantire la data certa del documento, il decreto legislativo 81/08 non si esprime.
Quindi, sono utili le indicazioni date dal Garante per la protezione dei dati personali in un provvedimento del 5 dicembre 2000 in cui sono elencati alcuni dei possibili strumenti idonei ad assegnare una data certa a un
documento.
Tra le possibilità elencate dal Garante:
a) Ricorso alla c.d. "autoprestazione" presso gli uffici postali prevista dall'art. 8 del d.lg. 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene;
b) In particolare, per le amministrazioni pubbliche, adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell'atto;
c) Apposizione della c.d. marca temporale sui documenti informatici (art. 15, comma 2, legge 15 marzo 1997, n. 59; d.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; artt. 52 ss. d.P.C.M. 8 febbraio 1999). Il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge italiana, che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi un oggetto digitale (file).
La Data Certa è un servizio di certificazione temporale apposto, AD ESEMPIO, tramite il servizio INFOCAMERE della Camera di Commercio che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi qualunque tipo di documento.
Infatti, la validazione temporale è il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili a terzi.
d) Apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; formazione di un atto pubblico;
e) Registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico.
Desideriamo evidenziare, tra le tante opportunità citate, quella offerta dagli uffici di Poste italiane: il ricorso alla cosiddetta "autoprestazione", con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico,
anziché sull'involucro che lo contiene.
Recandosi presso un ufficio postale, e richiedendo il servizio di “data certa” - “certificazione dell’esistenza di un documento in una determinata data”, (il servizio è disciplinato dalla disposizione di servizio n. 93 del 6
settembre 2007) - viene attuata la seguente procedura:
- Apporre l’indicazione, datata e sottoscritta sulla prima pagina del documento, del numero delle pagine, preceduta dalla dizione “documento unico”;
- Apporre la dicitura, sulla prima pagina del documento: “si richiede l’apposizione del timbro postale per la data certa”, seguito da data e firma;
- Affrancare con francobolli (applicati sul primo foglio) e richiedere infine all’ufficio postale l’apposizione del timbro che annulli l’affrancatura.
In questo modo si ottiene la certezza dell’esistenza “di quel documento a quella data”.
In pratica, è come richiedere una spedizione senza però far effettivamente viaggiare il documento, che infatti viene immediatamente restituito al mittente dall’ufficio postale.