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Dal pomodoro all’orologio: il tempo si risparmia così

C’è poco da dire, e ancor meno da fare. Dicevano i nonni: “Il tempo perso non si recupera”. E in un secolo che ha fatto del tempo uno dei beni più preziosi di sempre, mai verità fu più attuale. Ma la lancetta che scorre può essere “domata” con qualche buon consiglio, una discreta dose di autodisciplina e il training di due esperti dell’orologio: i business coach Gianluca Tescione e Giorgio Grella, protagonisti giovedì sera di un workshop dedicato agli imprenditori promosso da Confartigianato Imprese Varese e VersioneBeta a Busto Arsizio.

In sintesi: «Il tempo non si può fermare, rallentare né mettere in un contenitore ma si può organizzare». E non occorre chissà quale tecnologia digitale per metter mano alla riorganizzazione delle scadenze. Per cominciare armatevi di un paio di fogli di carta, di una penna e di qualche pennarello colorato e, come hanno suggerito i due esperti, iniziate a impostare una “To do list” (foto qui sotto), ovvero una lista complessiva delle cose da fare. Quindi spacchettate l’elenco in ordine di priorità: se non doveste riuscirci da soli, fatevi aiutare dalla matrice di Eisenhower (sempre nella foto sotto). Se poi doveste accorgervi di dover sempre rincorrere scadenze e appuntamenti, rimediando faticosi ritardi, affidatevi a una timeline (foto più in basso).

Quando avrete pianificato urgenze, faccende differibili e attività delegabili, datevi un metodo per portare a termine i compiti che ritenete indispensabile svolgere in prima persona, sfruttando il metodo Kanvan per ripartire le attività e la Pomodoro Technique per rendere il più efficace possibile il tempo dedicato al lavoro.  Infine verificate che tutto sia andato come previsto, o correggete eventuali criticità, mettendovi nelle mani del metodo Pdca (o ruota di Deming).

Non è chiaro? Probabile, ma per consentirvi di gestire al meglio il poco tempo a disposizione (anche per la lettura), abbiamo preferito iniziare con una bella sintesi, nel pieno rispetto dei consigli snocciolati da Tescione e Grella.

Veniamo dunque alle buone regole dell’organizzazione delle 24 ore: «Per prima cosa – ha spiegato Tescione – dobbiamo prendere in mano la gestione del nostro tempo, togliendo dalla mente tutte le scadenze e mettendole su un pezzo di carta, la To Do List».

Nell’elenco è bene mettere, accanto alle attività, anche le date di scadenza e le persone coinvolte, oltre che qualche colore per identificare urgenze o scadenze. Ricordatevi, una volta portata a termine ciascuna delle azioni indicate, di rimuoverla.

Accanto alla To Do List, fondamentale è il ruolo della matrice di Eisenhower, «una matrice cinica perché non prevede se, ma o però». A cosa serve? A definire l’ordine di importanza delle cose da fare in un determinato lasso di tempo oltre che a identificare, tra queste, quelle da delegare e quelle da ritenere differibili (anche a tempo indeterminato).

Per porre, invece, rimedio ad eventuali cattive abitudini, a cominciare dai ritardi, potete invece affidarvi alla Timeline, giocando sull’anticipo della scadenza ultima per portare a compimento qualunque progetto abbiate in lavorazione.

Questi tre strumenti, in azienda, non dovranno però rimanere nell’esclusiva disponibilità del datore di lavoro, ma andranno condivisi con dipendenti e collaboratori.

A questo punto vi sarà tutto più chiaro, giusto? E avrete anche individuato quali compiti spettano esclusivamente a voi. Come gestirli? Il metodo Kanvan (suddivisione tra cose da fare, cose da fare oggi, cose da fare adesso e cose fatte) scandirà le priorità mentre la tecnica del pomodoro favorirà l’ottimizzazione del tempo che ipotizzate di impiegare per ciascun compito da portare a termine.

«La Pomodoro Technique è una strategia per rimanere focalizzati su ciò che state facendo – ha spiegato Grella – Iniziate con l’identificare i momenti del giorno in cui siete più concentrati. A quel punto decidete per quanti minuti volete rimanere in attività prima della pausa, poniamo 25, e impostate il timer. Quando il timer scatterà prendetevi cinque minuti di relax, e riprendete a lavorare. Ripetete la procedura quattro volte, quindi interrompetevi per una quindicina di minuti».

Concludete il tutto con un’analisi della resa di quanto avete fatto voi e di quanto hanno fatto i vostri collaboratori sfruttando la ruota di Deming. Tescione ha spiegato in cosa consiste: «Qualsiasi cosa facciate, prima dovete pianificarla, ovvero mettere per iscritto tutto ciò che vi occorre per raggiungere gli obiettivi prefissati; poi dovete identificate quali azioni compiere nel corso della settimana lavorativa, quindi sarà bene che vi prendiate qualche minuto per verificare che tutto sia andato come doveva. In caso contrario, descrivete criticità, imprevisti e difficoltà e pianificate nuovamente le azioni, sfruttando un metodo differente».

Semplice? Banale? «Forse, ma di un’efficienza straordinaria. Applicando queste tecniche – hanno concluso Tescione e Grella – recupererete almeno un’ora al giorno, che potrete utilizzare per stare con i vostri cari, prendervi cura di voi stessi o perseguire una passione». Miracoli del tempo ritrovato.

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