Come gestire un database estero

 

Cinque consigli del nostro esperto

Una delle evenienze più comuni per un’impresa che deve esportare in un nuovo mercato è acquisire un database di nuovi contatti commerciali da utilizzare per espandersi e trovare clienti e partnerCome va utilizzato e cosa è meglio fare?
Lo spiega Matteo Campari dell’Area Business e Ufficio Estero di Confartigianato Imprese Artser, che ha accumulato una lunga esperienza in questa specifica attività, avendo realizzato decine database per le imprese esportatrici.

Matteo, cos’è un database per l’estero?

È un elenco digitale di contatti di imprese, solitamente in formato Excel, di uno specifico mercato situato in un preciso paese, oppure in una specifica regione di un paese.

Per essere utile a chi lo utilizza, deve contenere almeno queste informazioni:

  • il nome dell’impresa;
  • la ragione sociale;
  • l’indirizzo fisico;
  • il sito web;
  • i contatti telefonici.

Se fatto bene, contiene in particolare le informazioni di contatto della persona giusta da raggiungere. E qual è la persona giusta?  È sempre quella che in azienda prende decisioni che interessano a noi, in questo caso è chi decide cosa e quanto acquistare.

Oggi, poi, un database di qualità, indica se:

  • l’azienda potenziale cliente ha un sito web,
  • o una o più pagine sui social.

Questo ci dà un’idea della sua capacità di comunicare la sua presenza, le sue attività, i suoi prodotti, e quindi esprimere le sue potenzialità commerciali, che a loro volta potranno essere una spinta ulteriore proprio per i nostri prodotti.

Come arriva nelle mani di un’impresa?

Per realizzarlo è necessario investire tempo, e denaro. Non è una raccolta di informazioni che si fa in un paio di giorni. Qualche volta le imprese di buone dimensioni riescono a realizzarli da sole, ma è raro.

Ma anche queste, di solito, tendono a lavorare ed elaborare una prima bozza grezza, che è reperita all’esterno, a pagamento, da società specializzate di consulenza estera, oppure da istituzioni ed enti. È difficile che queste ultime ne forniscano una versione con tutti i dettagli che abbiamo descritto. Più spesso si tratta di una prima scrematura veloce delle opportunità di mercato.

Le imprese che hanno la pazienza e la volontà di fare minimi investimenti, possono invece reperire un prodotto più completo, con tanto di commenti ed informazioni certe e verificate.

Come va maneggiato?

Di solito, se è costruito con precisione e dedizione, il database è il risultato di un market test, per cui il referente che l’ha realizzato l’ha prodotto molto di recente.

Ha quindi contattato personalmente i referenti riportati nel database, ha parlato con loro dell’impresa che li cerca (la nostra), ne ha anche inizialmente descritto i prodotti e le qualità. Di solito, a meno di accordi presi in precedenza, chi l’ha realizzato non ha parlato di prezzi con le imprese dell’elenco.

È però decisivo, dato che se è di qualità è un prodotto “fresco” e non riciclato da altri lavori, ricontattare molto presto i referenti che vi sono contenuti.

Come può essere sviluppato al meglio?

I contatti vanno quindi ripresi al massimo nel giro della settimana successiva alla sua realizzazione.

È possibile farlo via mail o al telefono – nella lingua del paese target oppure in una lingua comune come l’inglese – facendo riferimento al primo contatto.

È possibile poi:

  • accordarsi per l’invio di cataloghi, listini, dettagli e schede prodotti;
  • organizzare incontri via web (Skype, Zoom, etc…),
  • mandare un box di campionature o assaggi (nel caso del food).

L’impresa può realizzarne uno da sola?

È molto difficile. Più che risparmiare denaro per farlo da sola, sarebbe ottimo che l’impresa capisse come trarre immediato profitto da quello che ha ricevuto.

È infatti importantissimo:

  • tenere caldi tutti i contatti dell’elenco;
  • aggiornarlo di frequente;
  • completarlo con ulteriori dettagli;
  • aggiungere commenti personali e confronti con le imprese dell’elenco.

È solo un primo passo per un’espansione commerciale più ambia, che però ha bisogno di basi precise e un buon metodo.

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