Smart working: le nuove regole dal 1° settembre 2022

Il 31 agosto è definitivamente terminato il periodo di validità della disciplina semplificata per l’attivazione del lavoro agile, c.d. smart working, senza un previo accordo scritto tra le parti.

Dal 1° settembre 2022, ritorna in vigore la normativa ordinaria contenuta nella Legge 81/2017 e, pertanto, i datori di lavoro che vorranno attivare lo smart working dovranno predisporre un accordo individuale con il lavoratore, volto a disciplinare tutti gli aspetti della prestazione lavorativa, svolta al di fuori dei locali aziendali in modalità agile.

Inoltre, la Legge n. 122 del 4 agosto 2022 di conversione del decreto Semplificazioni (D.L. n. 73/2022) ha previsto, tra le altre, una modifica alla normativa sul lavoro agile. In particolare, l’art. 41-bis riscrive completamente il primo comma dell’art. 23, della Legge n. 81/2017, in materia di comunicazione alla pubblica amministrazione dell’avvio del lavoro agile.

Alla luce delle recenti novità dal 1° settembre 2022 per ricorrere al lavoro agile:

• sarà necessario stipulare un accordo individuale tra le parti;
• il datore di lavoro sarà tenuto a comunicare telematicamente al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori interessati e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile (senza la necessità di allegare gli accordi individuali, che rimangono comunque imprescindibili).

Si riportano, di seguito, alcuni elementi essenziali dell’accordo individuale:

• la durata dell'accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato;
• l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
• i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
• le forme di esercizio del potere direttivo e le condotte da cui possono derivare sanzioni disciplinari;
• la fornitura degli strumenti di lavoro ed eventuale elenco dei dispositivi di protezione individuale forniti;
• i tempi di riposo, le c.d. fasce di reperibilità e le misure necessarie per assicurare la disconnessione;
• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali;
• le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa svolta all'esterno;
• modalità e motivazioni del recesso anticipato.

La Legge di conversione introduce una semplificazione della procedura comunicativa e prevede che con decorrenza 1° settembre 2022, il datore di lavoro debba comunicare, in via telematica, al Ministero del Lavoro esclusivamente i seguenti dati dei lavoratori con i quali è stato sottoscritto un accordo di smart working.

In particolare:

• i dati anagrafici del lavoratore, quali codice fiscale, cognome e nome, data e comune o stato straniero di nascita;
• la tipologia di contratto di lavoro applicato al rapporto di lavoro;
• i dati dell’accordo di lavoro agile, quali data di sottoscrizione dell’accordo, tipologia di durata del periodo di lavoro agile (a tempo determinato o a tempo indeterminato), la data di inizio delle prestazioni di lavoro in modalità agile, la data di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile (se l’accordo è a tempo determinato);
• i dati INAIL, PAT e voce di tariffa;
• tipologia di comunicazione, ossia inizio, modifica, annullamento e recesso.

Il Ministero del Lavoro, con decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022, ha fornito chiarimenti in merito alle modalità di comunicazione obbligatoria. In particolare, il decreto chiarisce che a decorrere dal 1° settembre sarà attivo il modulo aggiornato all’interno del portale dei servizi on-line del Ministero del Lavoro, accessibile tramite autenticazione con credenziali SPID o Carta d’Identità Elettronica (CIE).

La nuova modalità di comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro potrà essere utilizzata esclusivamente per gli accordi individuali stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre. Restano comunque valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente.

In conformità alla nuova procedura, il datore di lavoro non dovrà più allegare, alla comunicazione, l'accordo individuale di smart working, ma dovrà comunque conservarlo per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione.

Quanto ai termini per procedere all’adempimento, il 26 agosto, il Ministero del Lavoro ha rilasciato un comunicato con il quale ha chiarito che, nella logica di favorire la semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro, la comunicazione andrà effettuata entro il termine di cinque giorni.

Inoltre, nelle more della piena operatività della nuova procedura, dovuta all’adeguamento dei sistemi informatici, in fase di prima applicazione delle nuove modalità, l'obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

La mancata comunicazione prevede l’applicazione, da parte dell’Ispettorato del Lavoro, di una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro, per ogni lavoratore interessato.