Come gestire gli “incontri B2B”: i consigli del nostro esperto

Uno dei problemi principali nel commercio estero è la conoscenza diretta della controparte. Le barriere più frequenti sono rappresentate da: 

• la comunicazione, ovvero la non conoscenza della lingua della controparte estera,
• l’organizzazione, ovvero la difficoltà a gestire in maniera efficace l’impostazioni di tali forme di contatto.

Impediscono all’impresa la possibilità di confronto concreto con le controparti estere e quindi impediscono di svolgere una vera a propria trattativa.

A questa esigenza l’impresa può porre rimedio attraverso la partecipazione ad “incontri B2B – business to business”.
Partecipando a questi incontri, normalmente l’azienda aderisce ad una iniziativa, delegando interamente le attività di:

• selezione delle controparti estere,
• preverifica di un interesse della controparte al prodotto/servizio commercializzato dall’azienda.

Il principio organizzativo di base degli incontri business to business è che gli incontri programmati per la vostra impresa siano “correttamente profilati”. Con il termine “profilato” si intende un contatto che:

• operi nel settore di vostro interesse,
• abbia una specifica esigenza che può essere da voi risolta,
• abbia verificato che la vostra soluzione potrebbe essere effettivamente adeguata almeno nei termini generali.

Attenzione al contenuto concreto degli incontri B2B: la descrizione della vostra attività da impiegare per la preparazione degli incontri business to business:

• non deve essere generica,
• deve essere funzionale alla finalità specifica degli incontri.

Occorre verificare quali siano le esigenze di mercato della vostra azienda.

• Quali obiettivi vogliamo porre in comune con il potenziale partner estero?
• Quale tipologia di rapporto vogliamo definire con il potenziale partner estero?
• Chi desideriamo incontrare?

In questo senso nella nostra descrizione definiremo:

• quale sia il settore specifico di appartenenza dell’impresa,
• quale sia la tipologia di interlocutore che si vuole incontrare per svolgere al meglio la propria presentazione,
• su quali argomenti si vuole discutere nel corso dell’incontro e quindi quali competenze devono avere gli interlocutori delle imprese da incontrare,
• chi sarà presente da parte della vostra azienda richiedendo di indicare anche chi sarà presente da parte della singola azienda da incontrare.

Questi i fattori da verificare sempre prima di partecipare ai B2B:

• Tipologia di espositori presenti nella sessione di incontri (quanto sia specifica e settoriale questa iniziativa)
  – tipologia di buyer (che profilo hanno; senior? junior?)
  – paesi di provenienza dei buyer (sono di nostro interesse? possono essere di differenti mercati? posso escludere mercati di non interesse?)
  – profili e contatti dei buyer (ci è stato consegnato un booklet completo di informazioni sui buyer che dovremo incontrare?)
• Postazione e servizi ausiliari (ci hanno fornito una postazione che per caratteristiche – arredo, corrente elettrica etc – è adeguata?
• Ci hanno fornito uno spazio di magazzino per materiale, prodotti degustazione etc.?
• Interpretariato: ci hanno fornito un interprete? (ha già esperienza nell’interpretariato di trattative commerciali? abbiamo avuto modo di fare per tempo un briefing all’interprete così che sia pronto su vocaboli e contenuti?)
• Assistenza ospiti (eventuali esigenza di cambio bicchieri, bevande etc. è stato previsto?)
• Gestione delle visite aziendali post incontro (ci siamo organizzati per questa evenienza? abbiamo deciso di proporlo o richiederlo?