Libri e registri contabili: memorizzazione, formazione e conservazione

 

E' possibile conservare i registri contabili con sistemi elettronici anche in difetto di conservazione sostitutiva

Memorizzazione

Il contribuente o l'intermediario incaricato della tenuta della contabilità devono provvedere alla memorizzazione delle operazioni effettuate  all'impresa (ossia imputare il dato contabile nella procedura meccanografica) entro precisi limiti di tempo.
In tal senso si rammenta che:

  • le scritture cronologiche devono essere eseguite, ai sensi dell'art. 22, D.P.R. n. 600/1973, entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione;
  • le fatture emesse devono essere annotate non oltre i 15 giorni dalla data di emissione ai sensi dell'art. 23, D.P.R. n. 633/1972;
  • le fatture di acquisto, ai sensi dell'art. 25, D.P.R. n. 633/1972, devono essere registrate entro il termine previsto per la liquidazione periodica, mensile o trimestrale (in quanto tale operazione è necessaria alla determinazione del saldo IVA a debito o a credito, come precisato dal Ministero delle Finanze nella Risoluzione 22.3.90, n. 16 e nella Circolare 27.10.94, n. 181/E) o al più tardi entro i termini di predisposizione della dichiarazione annuale entro la quale è esercitato il diritto alla detrazione;
  • gli ammortamenti, ai sensi dell'art. 16, D.P.R. n. 600/1973, devono essere annotati sul registro dei beni ammortizzabili entro i termini di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Formazione dei registri

La fase di formazione dei registri ossia il riporto delle operazioni sui registri contabili, ad esempio:

  • sui registri IVA;
  • sul libro giornale;
  • sul registro degli incassi e pagamenti, (per i professionisti);
  • sul libro inventari;

va effettuata entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/1994 (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi).
Entro tale termine i registri vanno:

  • posti in conservazione digitale nel rispetto delle regole stabilite dal citato D.M. 17.6.2014, qualora il contribuente avesse voluto mantenerli in formato elettronico;
    ovvero
  • stampati in formato cartaceo.

Attenzione - Il Decreto Semplificazioni (Decreto Legge n. 73/2022), convertito dalla Legge 4 agosto 2022, n. 122, all'articolo 1, comma 2-bis, modifica il comma 4-quater dell'art. 7, DL n. 357/94, introducendo la possibilità di conservare i registri contabili con sistemi elettronici su qualsiasi supporto anche in difetto di conservazione digitale effettuata ai sensi del Codice dell'Amministrazione digitale.
Pertanto, i registri contabili si considerano tenuti e conservati regolarmente se in sede di accesso, ispezione e verifica, su richiesta dei verificatori vengono stampati.

Modalità di tenuta e conservazione digitale (ex D.M. 17 giugno 2014) dei registri contabili

Con Risoluzione 10 aprile 2017, n. 46, l'Agenzia delle Entrate è intervenuta fornendo chiarimenti in merito all'individuazione del termine entro il quale effettuare la conservazione dei documenti a rilevanza fiscale.
In particolare, il documento di prassi precisa che la conservazione dei documenti informatici, ai fini fiscali, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
Tale termine è valido per tutti i documenti informatici e quindi anche per i documenti rilevanti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, ancorché i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell'IVA siano disallineati.

In linea generale, quindi, entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del relativo periodo d'imposta, le imprese/lavoratori autonomi devono provvedere alla conservazione elettronica dei registri contabili nonché, limitatamente alle imprese in contabilità ordinaria, del libro degli inventari.

Pertanto il contribuente concluderà il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti IVA e altri documenti relativi al periodo 1° gennaio anno "x" - 31 dicembre anno "x") al più tardi entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.

In caso di esercizio non coincidente con l'anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA dovranno essere conservati elettronicamente (ovvero stampati su carta) entro il terzo mese successivo a quello di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

Entro il termine previsto per la stampa dei registri contabili i soggetti in contabilità ordinaria devono provvedere anche alla stampa delle schede contabili (c.d. "mastrini").

Modalità di tenuta e conservazione elettronica (ex decreto semplificazioni) dei registri contabili

Il Decreto Semplificazioni (Decreto Legge n. 73/2022), convertito dalla Legge 4 agosto 2022, n. 122, all'articolo 1, comma 2-bis, modifica il comma 4-quater dell'art. 7, DL n. 357/94, introducendo la possibilità, oltre che di tenere, anche di conservare i registri contabili con sistemi elettronici su qualsiasi supporto anche in difetto di conservazione digitale effettuata ai sensi del Codice dell'Amministrazione digitale.

Pertanto, i registri contabili si considerano tenuti e conservati regolarmente se in sede di accesso, ispezione e verifica, su richiesta dei verificatori vengono stampati.  Si ritiene, quindi, che i registri contabili non stampati sono considerati tenuti e conservati regolarmente, anche qualora sia decorso il termine di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

La semplificazione in oggetto presenta tuttavia dei dubbi applicativi ad esempio la perdita dell'efficacia probatoria delle scritture contabili non conservate digitalmente secondo i criteri previsti dal D.M. 17.06.2014, i termini per il versamento dell'imposta di bollo.

Si consiglia quindi, in attesa di chiarimenti da parte dell'Agenzia delle Entrate, di provvedere alla stampa su carta o alla conservazione digitale a norma rispettando i termini previsti. 

(Fonte: Centro studi Sac)

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